常総市情報発信改革への市民提案をさせていただきました

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まず、これまでの経緯を・・・

2016年12月20日に市民有志にて常総市役所を訪問し、神達市長や担当課の職員の方に「情報発信改革」についての市民提案をさせていただきました。

今回のそもそものきっかけは、私が出席させていただいた常総市復興計画まちひとしごと創生総合戦略の両方において、情報発信改革が重要項目に挙がっていたにも関わらず、その後の進捗状況がまったくわからず不安を感じたことにあります。

どちらの会議にも参加させていただいた市民の代表として、現在の状況を知っておきたかったですし、また、私が会議で提案させていただいた情報発信改革というのは、市役所がただ一方的に情報を流すのではなく、市民を巻き込んだ情報ネットワークを作るイメージなので、それについてもっと具体的に突っ込んだ提案をし、自分自身が自ら積極的に巻き込まれる形で実践にも関わっていけたら、より実現性が高まるのではないかと考えました。

そこで、「情報発信力強化宣言!」を掲げる神達市長に提案と意見交換の機会を作っていただくようお願いをし、今回の訪問が実現するに至ったわけです。

↓は、私が作った実際の提案資料になります。文書だけでは伝わりにくい部分もありますが、概要はわかっていただけるかと思います。さらにそのあとに、今回の提案で得られた市長(市役所)からの回答も記載します。

情報発信改革(情報発信力強化)への市民提案

共通認識:常総市はまだまだ情報発信が足りていない

※常総市に限ったことではないが… だからこそチャンス!

緊急時(水害)に情報の重要性が浮き彫りに…

  • 普段の情報発信が大切→いざというときに活きてくる
  • 役所単独でやることの限界/市民間の情報ネットワークの可能性

目指すべき姿

『インターネットを積極的に活用し、市役所と市民による情報ネットワークを作る』

インターネット活用のメリット

  1. スマホが普及し、誰もが容易に情報にアクセスできる
  2. 個人が情報を発信できるため、市民を情報発信者として活用できる
  3. あまりお金がかからず、すぐ始められる。また、ソフト面での取り組みのため、うまくいかなければやり方・内容をすぐ変更できる。

※注意:これで情報発信全体をカバーしようとするものではなく、あくまで市役所の持つチャンネルの一つとしてインターネットを積極活用するという趣旨です。

情報の切り分け

すべての情報をすべての市民が必要としているわけではない

  1. 知らせないといけない重要な情報→防災無線、緊急メール、通知書などのプッシュ型を中心に
  2. できたら知ってほしい情報→ホームページ、広報の他にSNSなど多面的に展開し、目に触れる機会を増やす
  3. 興味のある人にだけ知ってほしい情報→ホームページや広報などに掲載し、情報を取りに来た人にわかるようにする。

情報発信に関する問題とその解決策

①情報を知りたい(=積極的に取りに来る)市民に情報を提供する

現状では…

例1:駅伝の看板が出ていたが、いつどこで誰が参加して開催されるのか、どんな内容だったのか?(どこが優勝?)まったく伝わってこない。内輪ウケのイベントに感じた。

例2:復興計画やまちひとしごと創生の会議でいろいろな提案が出て、決めたままにせず、PDCAサイクルを回していくとなっていたが、その進捗情報はまったく掲載されていない。

改善策1

意識改革:情報を発信し、市民にきちんと伝えたかどうかまでを業務として意識する。そのために職員研修や情報発信のルール策定を行う。

改善策2

情報発信は縦割りで各課がそれぞれ行うだけにせず、全体を管轄し、各課への指示・アドバイスができる担当者(係)を設置する

②市民がシェアしやすい形で情報を提供する

現状では…

例1:ツイッターは自動投稿による短いタイトルのみで、リンク先を見ないと内容がわからない

例2:ツイッターもフェイスブックも掲載基準がばらばらである。イベントでも載っているものと載っていないものがある。

改善策1

SNSの専任を作り、各課からの自動投稿にせず、なるべく専任者がSNSのみで伝わる内容を投稿する。

改善策2

現状では市役所内に情報発信のプロと呼べる人材がいない、または、いても活用されていないので、外部からアドバイザーを招聘するなどして、情報発信のプロを役所内で養成し、情報発信に関する権限を与える。

③情報発信に市民を積極活用する

現状では…

例1:役所は自分たちで情報を発信するところまでで、実際にどう伝わったかまでは見ていないし、市民から積極的にフィードバックも得ていない。

例2:常総ふるさと大使は特にPRに関して決まりごとがなく、千姫様は基本的にイベント出演が中心、千姫ちゃまもSNSがあるが頻度がまちまちであるなど、あまり情報発信の分野には活用されていない。

解決策1

市民サポーター、市民レポーターなどの制度を作り、市役所発の情報をシェアしたり、市の情報を紹介してもらったりする。また、情報発信に関する意見交換会などを定期的に実施し、市民から常にフィードバックを得られるようにする。

解決策2

常総ふるさと大使を情報発信に積極活用する。今は市から名刺の提供と広報誌の送付があるのみで、各大使がやらなければならないことは特に決まっていない。もっと積極的にPRしてもらうためのルールを作る。または、イベント出演ではなく情報発信向けの「千姫様」的な位置付けの大使を作ったり、次(再来年度)の千姫様はWEBでの情報発信業務を含めて募集する・・・など。

※参考例:いばらき統計サポーター…フェイスブックはなるべく「いいね」、できたら「シェア」。ツイッターも同様。

【まとめ】情報発信改革に必要なこと

  1. 情報発信に対する職員の意識改革
  2. 情報発信の専任化とプロの養成
  3. 情報発信の仕組みの中に市民を組み込む
  4. いったん決めたやり方を頑なに継続せず、その都度改善していく(スピード対応)

市長(市役所)からの回答

まず、現時点でやることが決まっていることや今後の計画に挙がっているものは…

  • 意識改革という面では、県庁の取出広報監による職員研修を開催予定
  • 2017年1月から市長会見の動画配信を始めて、ゆくゆくは「常総TV」として、市民レポーターにも参加してもらう形に発展させる

他にもいろいろ動き出しているものがあり、今回の提案内容については、市長にも職員の方にもかなり好意的に受け取っていただけました。提案はあくまで市民側からの一つの案ですので、これをそのまま実行していただくのが目的ではありません。これから市役所と市民が連動して情報発信を行っていける仕組みを作っていくことが重要です。今後も継続して意見交換をさせていただけることになりましたので、まずは第一段階といいますか、来年につながる良いスタートが切れたと思います。

今回特に感じたのは、市長も、そして役所の職員の方も情報を発信することに関しての強い意欲をお持ちだということです。市長のお話では、特に若手の職員の方はその傾向が強いそうです。とすると、市民も市役所もみんな情報発信を変えていきたいという気持ちは同じで、ただ、それが現時点ではまだうまく市民に伝わっていないという状況であると理解しました。スピード感が大切なのは言うまでもありませんが、これに関しては市役所としても実際に動きながら考えていく感覚で取り組まれるということなので、また具体的な動きがありましたらSNSやこのブログで随時報告させていただきます。


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